Höchste Eisenbahn für die SEPA-Umstellung

Unternehmen müssen spätestens jetzt auf das neue Zahlungsverfahren umstellen

Am 1. Februar 2014 ist es definitiv soweit. Ab diesem Stichtag gehört das deutsche DTA-Verfahren für den Zahlungsverkehr der Vergangenheit an und wird durch das Verfahren Single Euro Payments Area, kurz SEPA, ersetzt. Durch die Vereinheitlichung ergeben sich für Unternehmen, die beispielweise im Bereich E-Commerce aktiv sind, große Chancen, aber auch Risiken. Deshalb sollten Sie sich spätestens jetzt mit den anstehenden Änderungen befassen.

Die Marketingabteilungen haben größtenteils ihre Hausaufgaben bereits gemacht. Anstatt der bisherigen Kontonummern und Bankleitzahlen prangen jetzt bereits IBAN und BIC auf vielen Briefpapieren und sonstigen Drucksachen.

SEPA – erste Stolpersteine

Allerdings ist die Einführung von SEPA durchaus komplexer, als lediglich der Austausch von Nummern und Bezeichnungen auf Print-Produkten – Papier ist bekanntlich geduldig. Vor allem bei der SEPA-Migration im Bereich elektronischer Zahlungsprozesse gibt es viele Stolpersteine, die es auszuräumen gilt. Beispielsweise kann die neue Limitierung des Verwendungszwecks zu Problemen führen. Standen im bisherigen DTA-Verfahren 378 Zeichen zur Verfügung, um den Grund der Zahlung mit Rechnungsnummer etc. eindeutig zu spezifizieren, stehen im neuen SEPA-Prozess nur noch 140 Zeichen zur Verfügung. Wenn innerhalb dieser Beschränkung keine eindeutigen Zuordnungen geschaffen werden, kann es buchhalterisch durchaus zu manuellen Nacharbeitungs-Prozessen kommen.

SEPA und die Last der Lastschriften-Verfahren

Noch einschneidender sind allerdings die Änderungen bei den über SEPA abgebildeten Lastschriftverfahren. Wichtigstes Merkmal ist dabei das Mandat, das die bisherige Einzugsermächtigung ersetzt und in schriftlicher Form vorliegen und archiviert werden muss. Zudem kommt die sicher etwas umständliche, zum Kundenschutz eingeführte Pre-Notification, die dem Kunden mindestens 5 Tage vor Fälligkeit Betrag und Fälligkeitsdatum anzeigt, während im alten Verfahren lediglich eine Sicht-Lastschrift durchgeführt wurde. Im SEPA-Prozessablauf werden zudem zur Authentifizierung des Mandats neue Daten wie die Gläubiger-Identifikationsnummer oder die Mandatsreferenz übertragen. Dabei stützt sich SEPA, eine weitere Änderung zum bisherigen DTA-Verfahren, nicht mehr auf ein deutschlandspezifisches Format, sondern setzt auf das international verbreitete ISO 20022 XML als Datenformat.

SEPA und XML, unzertrennlich international

SEPA startet zunächst zwar im Euro-Raum, ist aber ganz bewusst auch auf den Einsatz von Fremdwährungszahlungen hin konzipiert, also international orientiert. Folgerichtig wurde deshalb beim Datenformat auf die ISO 20022 XML zurückgegriffen, da es sich dabei um das Format handelt, das weltweit die meisten IT-Systeme mit entsprechenden Schnittstellen unterstützt. Das bedeutet aber für viele deutsche Unternehmen, ihre IT-Systeme, von ERP bis CRM und Shops, auf das neue Format umzustellen.

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